আসুন শিখি Advanced Microsoft Excel [পর্ব- 0১]
যাদের মাইক্রোসফট এক্সেল প্রোগ্রামটির সহিত পরিচিতি আছে অথবা মাইক্রোসফট ওয়ার্ড মোটামুটি জানেন অথবা মাইক্রোসফট এক্সেল এর কিছু কাজ জানতেন চর্চার অভাবে ভুলে গেছেন তাদের জন্যই আমার এই ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল। আজকে আমি মাইক্রোসফট এক্সেল কি, এর উইন্ডো পরিচিতি ও এর কিছু বেসিক ফর্মুলা নিয়ে আলাপ করবো।
Microsoft Excel কি?
Excel শব্দের আভিধানিক অর্থ শ্রেষ্ঠতর হওয়া। গুণ, কৃতিত্ব, ব্যবহারের সুবিধা প্রভৃতি বিবেচনায় Microsoft Corporation কর্তৃক তৈরী ও বাজারজাতকৃত এই প্রোগ্রামটি এক সাথে অনেক সমস্যা সামাধানে অন্যান্য অনেক প্রোগ্রামের থেকে শ্রেষ্ঠতর বলেই হয়তো একে Microsoft Excel বা সংক্ষেপে Ms-Excel বলা হয়। এই প্রোগ্রামটির মাধ্যমে গাণিতিক হিসাব নিকাশ, তথ্য ব্যবস্থাপনা , পরিসংখ্যান ভিত্তিক ডাটাবেইজ তৈরি, তথ্যকে আকর্ষণীয় করে উপস্থাপনায় নিখুঁত ভাবে চার্ট বা গ্রাফ তৈরী করা ছাড়াও আরও অনেক জটিল কাজকে সহজে সম্পন্ন করা যায়।
উইন্ডো পরিচিতি
আসুন আমরা মাইক্রোসফট এক্সেল ২০০৭ ওপেন করলে যে উইন্ডো আসে তার সাথে পরিচিত হই।

মাইক্রোসফট এক্সেলের বেসিক ফর্মূলাসমূহ
যোগ করন:
ফর্মুলাঃ =SUM(প্রথম সংখ্যার সেল এর এড্রেস : শেষ সংখ্যার সেলের এড্রেস) ধরুন আপনি 35, 40, 50 তিনটি সংখ্যা যোগ করবেন যা যথাক্রমে A1, B1 ও C1 সেলে রয়েছে। তাহলে যেই সেলে আমার যোগফলটি দরকার (ধরি D1) সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =SUM(A1:C1) লিখে ইন্টার চাপতে হবে।

যদি 35, 40, 50 সংখ্যা তিনটি যথাক্রমে B2, B3, B4 সেলে থাকে এবং যোগফল যদি আমার F3 সেলে দরকার তাহলে F3 সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =SUM(B2:B4) লিখে ইন্টার চাপতে হবে।

আরেকটি পদ্ধতি হল যেই সংখ্যাগুলো যোগ করতে হবে তার পরের সেলে কার্সর রেখে Auto Sum এ ক্লিক করে ইন্টার চাপতে হবে। ছবিতে আমরা B1থেকে B5 পর্যন্ত যোগ করার জন্য B6 সেলে কার্সর রেখে Auto Sum এ ক্লিক করেছি। তারপর ইন্টার চাপতে হবে।

বিয়োগ করন:
ফর্মুলাঃ =প্রথম সংখ্যার সেল এর এড্রেস - দ্বিতীয় সংখ্যার সেলের এড্রেস যদি আমরা D3 সেলে থাকা 870 হতে E3 সেলে থাকা 820 বিয়োগ করতে চাই, তাহলে যেই সেলে আমার ফলাফল দরকার (ধরিF3 সেল) সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =D3-E3 লিখে ইন্টার চাপতে হবে।

গুন করন:
ফর্মুলাঃ =প্রথম সংখ্যার সেল এর এড্রেস * দ্বিতীয় সংখ্যার সেলের এড্রেস যদি আমরা D3 সেলে থাকা 80 এবং E3 সেলে থাকা 6০ গুন করতে চাই, তাহলে তাহলে যেই সেলে (ধরি F3 সেল) আমার ফলাফল দরকার সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =D3*E3 লিখে ইন্টার চাপতে হবে। একটা জিনিশ খেয়াল রাখবেন সবসময় যে পরের সেলটি হবে তা কিন্তু নয় যে কোন সেল এই আমাদের ফলাফল প্রয়োজন হতে পারে।
ভাগ করন:
ফর্মুলাঃ =প্রথম সংখ্যার সেল এর এড্রেস / দ্বিতীয় সংখ্যার সেলের এড্রেস যদি আমরা A1 সেলে থাকা 840 এবং B1 সেলে থাকা 70 দ্বারা ভাগ করতে চাই, তাহলে যেই সেলে আমার ফলাফল দরকার সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =A1/B1 লিখে ইন্টার চাপতে হবে।
গড় করন:
ফর্মুলাঃ =AVERAGE(প্রথম সংখ্যার সেল এর এড্রেস : দ্বিতীয় সংখ্যার সেলের এড্রেস) যদি B3, C3, D3, E3, F3 সেলে থাকা যথাক্রমে 30, 40, 55, 120, 65 সংখ্যাসমূহের গড় মান নির্ণয় করতে চাই তাহলে যেই সেলে আমার ফলাফল দরকার (ধরিG3 সেল) সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =AVERAGE(B3:F3) লিখে ইন্টার চাপতে হবে।

আবার নিচের চিত্রের মত যেইসব সেলের সংখ্যাসমূহের গড় মান নির্ণয় করতে হবে তার পাশের সেলে কার্সর রেখে Average এ ক্লিক করে ইন্টার চাপার মাধ্যমে ও গড় মান নির্ণয় করা যায়।

পারসেন্টেজ(%) নির্ণয় করন:
ফর্মুলাঃ =(যে সংখ্যার পার্সেন্টিজ বের করবেন ঐ সংখ্যা * যত পার্সেন্ট বের করবেন% ) যদি B2 সেলে থাকা 2500 এর 40% বের করতে চাই তাহলে যেই সেলে আমার ফলাফল দরকার (ধরি C2 সেল) সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =B2*40% লিখে ইন্টার চাপতে হবে।

আসুন শিখি Advanced Microsoft Excel [পর্ব-০২]
আশা করি সবাই ভালো আছেন এবং প্রথম পর্বটি ভালোভাবেই বুঝতে পেরেছেন। আসলে না বুঝার কিছু নেই কিছু বেসিক ফর্মুলা নিয়ে আলাপ করেছি। আজ অবশিষ্ট কিছু বেসিক ফর্মুলা নিয়ে আলাপ করবো।
সংখ্যা গণনা করন :
ফর্মুলাঃ =COUNT(প্রথম সংখ্যার সেল এর এড্রেস : দ্বিতীয় সংখ্যার সেলের এড্রেস) ছবিতে আমরা দেখতে পাচ্ছি আমাদের E কলামে E4 থেকে E16 পর্যন্ত কিছু সংখ্যা আছে। এখানে মোট কতটি সংখ্যা আছে তা যদি আমরা G9 সেলে দেখতে চাই তাহলে যেই সেলে আমার ফলাফল দরকার (ধরলাম G9 সেল) সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ=COUNT(E3:E16) লিখে ইন্টার চাপতে হবে।

অথবা অন্যভাবে ও বের করা যায়। নিচের চিত্রের মত সেল সমূহ সিলেক্ট করে Count Number এ ক্লিক করুন।

সর্বোচ্চ সংখ্যা নির্ণয় করন:
ফর্মুলাঃ =MAX(প্রথম সংখ্যার সেল এর এড্রেস : দ্বিতীয় সংখ্যার সেলের এড্রেস)

ছবিতে আমরা দেখতে পাচ্ছি আমাদের C রো তে C2 থেকে M2 পর্যন্ত কিছু সংখ্যা আছে। এদের মধ্যে সর্বোচ্চ সংখ্যা কোনটা তা জানতে হলে তাহলে যেই সেলে আমার ফলাফল দরকার (ধরলাম H4 সেল) সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =MAX(C2:M2) লিখে ইন্টার চাপতে হবে। অথবা অন্যভাবে ও বের করা যায়। নিচের চিত্রের মত সেল সমূহ সিলেক্ট করে Max এ ক্লিক করুন।

সর্বনিম্ন সংখ্যা নির্ণয় করন:
ফর্মুলাঃ =MIN(প্রথম সংখ্যার সেল এর এড্রেস : দ্বিতীয় সংখ্যার সেলের এড্রেস) মনে করি C রো তে C2 থেকে M2 পর্যন্ত কিছু সংখ্যা আছে। এদের মধ্যে সর্বনিম্ন সংখ্যা কোনটা তা জানতে হলে যেই সেলে আমার ফলাফল দরকার সেই সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =MIN(C2:M2) লিখে ইন্টার চাপতে হবে। অথবা সেল সমূহ সিলেক্ট করে Min এ ক্লিক করুন।
বড় থেকে ছোট নির্ণয় করন:
নিচের ছবিতে আমরা দেখতে পাচ্ছি C কলামে কয়েকজন স্টুডেন্ট এর নাম এবং D কলামে তাদের প্রাপ্ত নম্বর দেওয়া আছে। B কলামে তাদের বর্তমান রোল নম্বর ও দেওয়া আছে। রেজাল্ট অনুযায়ী তাদের নতুন রোলনম্বর নির্ধারণ করতে হলে আমরা প্রথমে D কলামের সেলগুলো সিলেক্ট করবো, তারপর ছবির মত Sort & Filter থেকে Sort Largest to Smallest এ ক্লিক করতে হবে।

এখন নিচের ছবির মত একটা ডায়ালগ বক্স আসবে (এটা দিয়ে বুজাচ্ছে সংখ্যাগুলো পরিবর্তন হওয়ার পাশাপাশি পাশের কলামে থাকা নামসমুহ ও সাথেসাথে পরিবর্তন হবে কিনা) । এখান থেকে Continue with the current selection সিলেক্ট করে Sort ক্লিক করতে হবে। এখন আমরা সবচেয়ে বেশি নম্বর থেকে ক্রমান্বয়ে সবচেয়ে কম নম্বর কে পেয়েছে তা দেখবো। পাশাপাশি নতুন কার কত রোল নম্বর হল তা ও জানতে পারব।

ছোট থেকে বড় নির্ণয় করন:
যেই সংখ্যাগুলোর বড় থেকে ছোট নির্ণয় করতে হবে তা সিলেক্ট করে Sort & Filter থেকে Sort Smallest to Largest এ ক্লিক করতে হবে। তারপর ডায়ালগ বক্স আসলে সেখান থেকে Continue with the current selection সিলেক্ট করে Sort ক্লিক করতে হবে।
বর্গমূল করন:
ফর্মুলাঃ =SQRT(সেল এর এড্রেস)
ধরি B2 সেলে 144 সংখ্যাটি লিখা আছে। E2 সেলে আমদের এর বর্গমূল বের করতে হবে। তাহলে E2 সেলে কার্সর রেখে ফর্মুলা বার এ =SQRT(B2)লিখে ইন্টার চাপতে হবে। তাহলেই আমরা E2সেলে 12 সংখ্যাটি দেখতে পাবো।

আজ এই পর্যন্তই। সবাই ভালো থাকবেন।
আসুন শিখি Advanced Microsoft Excel [পর্ব-০৩]
আশা করি সবাই ভালো আছেন ও আমার প্রথম দুইটি পর্ব ভালোভাবে বুঝতে পেরেছেন। গত দুই পর্বে মাইক্রোসফট এক্সেল এর বেসিক ফর্মুলাসমুহ নিয়ে আলোকপাত করেছিলাম। আজ আমরা Fill অপশন নিয়ে আলোচনা করবো।
Fill অপশন
Fill অপশন এর মাধ্যমে আমরা একটা সেল এ একটি সংখ্যা বা টেক্সট লিখে তা যতগুলো সেলে প্রয়োজন কপি করতে পারি এক নিমিষেই। এর মাধ্যমে যে কোন সিরিজ, সাতদিনের নাম, মাসের নাম, তারিখ দ্বারা এক নিমিষেই কষ্ট না করে সেলগুলো পূরণ করা যায়।
আমরা নিচের ছবির মত দুইটি সেলে যথাক্রমে 1 ও 2 লিখি। আমি একই রো তে লিখলাম। আপনি ইচ্ছা করলে একই কলামে ও লিখতে পারেন। এখন লিখা দুইটি সেল সহ একই রো বা একই কলামে আরও কয়েকটি সেল সিলেক্ট করুন। তারপর চিত্রের মত Fill অপশন এ ক্লিক করে Series সিলেক্ট করুন।

Series এ ক্লিক করলে নিচের মত ডায়ালগ বক্স আসবে। এখন OK তে ক্লিক করুন।

তাহলে আমরা নিচের ছবির মত সিরিজ টি সেলগুলো তে Fill হতে দেখব। আপনি ইচ্ছা করলে পুরো রো বা কলাম সিলেক্ট করে। stop value তে একটা মান দিতে পারেন। ধরুন আপনি চান 1 থেকে 30 পর্যন্ত। তাহলে stop value এর ঘরে 30 লিখে OK তে ক্লিক করুন।

অন্য পদ্ধতিঃ এখন আমরা আসলে সবাই যেভাবে Fill অপশন এর কাজ করে অর্থাৎ সহজ পদ্ধতি টা দেখবো। যেকোনো কলামে বা রো তে 1 ও 2 লিখি। এখন 1 ও 2 লিখা সেল দুইটি সিলেক্ট করে ছবির মত নিচের ডানপাশের কোনায় + চিহ্ন আসলে মাউসের রাইট বাটন ক্লিক করা অবস্থায় নিচের কলাম বরাবর ড্রাগ করে নিচে নামাই আমাদের যতটা দরকার।

তাহলেই নিচের ছবির মত জাদু দেখা যাবে। যদি আমরা একই রো তে লিখতাম তাহলে নিচের ডানপাশের কোনায় + চিহ্ন আসলে মাউসের রাইট বাটন ক্লিক করা অবস্থায় রো বরাবর অর্থাৎ ডানদিকে ড্রাগ করা লাগতো।

এভাবে 5, 10 লিখলে এই ক্রমিক এ পরের নাম্বার গুলো আসবে। January, February লিখলে পরের মাসগুলোর নাম আসবে। Saturday, Sunday লিখলে পরের দিনগুলোর নাম আসবে। 01/09/2014, 02/09/2014 লিখলে পরের তারিখগুলো আসবে (যদি তারিখ সিরিজ হিসাবে নিচের চিত্রের মত না আসে তাহলে আপনার পিসি এর ডেট ফরম্যাট কন্ট্রোল প্যানেল থেকে ঠিক করে নিতে হবে)।

আপনি ইচ্ছা করলে নিজের পছন্দমত ও অনেক Series আগে থেকে তৈরি করে রাখতে পারেন, তাহলে প্রয়োজনের সময় এভাবে Fill অপশন ব্যবহার করে একটানেই সবকিছু করতে পারবেন। আসুন দেখি কিভাবে Fill অপশন ব্যাবহারএ ইচ্ছামতো series যুক্ত করবো। আমি বাংলা সাতদিনের নাম দেখালাম। বাংলা সাতদিনের নাম বা বারমাসের নাম এইগুলো এক্সেল এ আগে থেকে সিরিজ করা নাই। আমাদের প্রয়োজন হলে আমরা করে নিতে পারি বা এখানে অন্য যে কোন কিছু করতে পারি যা আমাদের কাজের ক্ষেত্রে বেশি বেশি লিখতে হয় এবং বড় আকারের। এভাবে একবার সিরিজ করে রাখলে আপনি ওই পিসি বা ল্যাপটপ থেকে পরে যে কোন সময় এই সুবিধা নিতে পারবেন।

প্রথমে উপরের ছবির মত বাংলা সাতদিনের নাম লিখি এবং তা সিলেক্ট করি। অফিস বাটন এ ক্লিক করে যে বক্স আসে সেখান থেকে চিত্রের মত Excel Option এ ক্লিক করুন। তারপর নিচের চিত্রের মত Edit Custom lists এ ক্লিক করি।

এখন প্রথমে Import ও পরে OK তে ক্লিক করুন। এরপর যদি আরেকটি ডায়ালগ বক্স আসে তাতে ও OK ক্লিক করুন।

এখন এই সিরিজ টি আপনার পিসি তে কপি হয়ে গেছে। যে কোন সময় আপনি এই সিরিজ টি ব্যবহার করতে পারবেন। উপরের নিয়মে প্রথম সেল এ শনিবার এবং দ্বিতীয় সেল এ রবিবার লিখে সেল দুইটি সিলেক্ট করে নিচের ডানপাশের কোনায় + চিহ্ন আসলে মাউসের রাইট বাটন ক্লিক করা অবস্থায় ড্রাগ করতে হবে। একটা জিনিশ মনে রাখবেন সিরিজ লিখতে হলে কমপক্ষে অবশ্যই দুইটি সেল এ লিখতে হবে। একটি সেল এ লিখলে ওইটাই বার বার কপি হবে, সিরিজ আসবে না। নিচে আমরা Fill অপশন এর আরেকটি উদাহরণ দেখবো। A,B,C কলামে আমাদের কিছু ডাটা আছে। D1 কলামে আমরা =(A1-B1)*C1 এই ফর্মুলা দিলাম এবং তার ফলাফল পেলাম।

এখন আমরা যদি চাই একই ফর্মুলা নিচের কলামগুলোর জন্য ও প্রযোজ্য হবে তাহলে D1 সেলে কার্সর রেখে ডানপাশের কোনায় + চিহ্ন আসলে মাউসের রাইট বাটন ক্লিক করে নিচের দিকে ড্রাগ করলে ওই একই ফর্মুলা D2,D3, D4 সেলগুলোর জন্য প্রযোজ্য হবে এবং ফলাফল দেখাবে।

অর্থাৎ কষ্ট করে আমাদের প্রতি সেল এ ফর্মুলা লিখতে হল না।